Modelos matemáticos de otimização podem ser usados para melhorar a eficiência dos processos istrativos, automatizando tarefas e economizando tempo | Imagem: Envato - Aprofundar processos e aumentar a eficiência do trabalho é o que faz as empresas se destacarem uma das outras e, com instituições de ensino, não é diferente. Porém, no caso do Instituto de Ciências Matemáticas e da Computação , a inovação foi concebida internamente: desenvolvida sob medida por dois alunos da própria instituição a partir de demandas de servidores técnico-istrativos, em vez de utilizar soluções prontas do mercado. Orientados pela professora Maristela Oliveira dos Santos , Gabriel Vinicius Bacci, aluno da Pós-Graduação em Ciência da Computação e Matemática Computacional e Gabriel Sanches da Silva, do bacharelado em Matemática Aplicada e Computação Científica , produziram algoritmos computacionais que auxiliaram na seleção de monitores das disciplinas dos departamentos e na reserva de salas de aula, respectivamente.
Por muitos anos, essas tarefas foram realizadas manualmente, exigindo tempo, atenção e conhecimento acumulado da equipe. No caso da alocação de salas, a demanda por melhorias ficou mais evidente quando o servidora Juliana Merlotti , que tinha anos de experiência na Secretaria de Graduação, foi reduzido para a Secretaria de Departamento. "Ela sabia todas as regrinhas. Sem ela, sabíamos que levaria muito mais tempo fazer tudo do zero, sem automatização", relembra Isabela Araújo , analista istrativa do Serviço de Graduação.
Já no caso da seleção de monitores, o ponto de partida foi uma bolsa de monitoramento em que Gabriel Bacci teve a oportunidade de aplicar os conhecimentos adquiridos nas disciplinas de otimização ao longo do curso. Nesta monitoria, além de auxiliar os alunos da disciplina de programação matemática na realização dos trabalhos do curso, ele também trabalhou no problema de alocação dos monitores, colaborando com o servidor Giovano de Oliveira Cardozo .
De acordo com a professora Maristela, a ideia por trás dos sistemas é baseada em conceitos de otimização que os alunos aprendem durante a graduação.
“Ver esse conhecimento sair das salas de aula para resolver um problema concreto dentro da própria universidade é algo extremamente importante e gratificante para nós”, destaca.
Seleção de monitores- A seleção de monitores acontece a cada semestre e envolve cerca de 60 disciplinas. O desafio é conciliar diversos critérios, como as candidaturas dos alunos, às vezes em mais uma opção, as recomendações dos docentes e o histórico escolar dos candidatos. Realizar essa triagem manualmente tornou o processo demorado e sujeito a erros.
Com o sistema desenvolvido em Python , tudo ficou mais simples. O programa lê automaticamente as informações da planilha em Excel gerada a partir das respostas fornecidas pelos estudantes através de um formulário eletrônico e processa os dados para indicar o candidato mais apto para cada disciplina, considerando tanto o desempenho acadêmico quanto às recomendações dos docentes.
“Além disso, caso haja disciplinas sem particularidades, o sistema busca, entre aquelas que não foram inicialmente selecionadas, que cumprem o requisito de já ter tido contato com alguma disciplina semelhante, detalhando-o para a monitoria”, explica Bacci.
De acordo com Giovano, antes da adoção do novo sistema, a tarefa era realizada separadamente por quatro departamentos, cada um com seu próprio prazo, que poderia variar de alguns em vários dias. Isso aumentava o risco de um mesmo aluno ser indicado para múltiplas disciplinas em diferentes departamentos, já que o processo não era integrado. Quando isso aconteceu, foi necessário reiniciar a seleção para uma das disciplinas conflitantes. Com o novo sistema, esse risco é eliminado, e a etapa inicial da seleção se torna muito mais rápida e padronizada, ainda que a conferência dos resultados fique na carga dos departamentos.
A Coordenação das Secretarias de Departamentos (C-SEC) já utilizou o sistema na seleção do semestre atual, porém isso é certo conhecimento de programação. A ideia é futuramente aprimorá-lo, criar uma interface mais amigável de forma a ser utilizada por qualquer pessoa, sem necessidade de conhecimento prévio.
“Qualquer universidade oferece monitores e conversando com alguns colegas, eles se interessaram pelo sistema, então a ideia é replicá-lo em outras universidades bem como na própria USP”, destaca a professora Maristela.
Alocação de salas – Com cerca de 25 salas disponíveis e, em média, 170 disciplinas por semestre, organizar a ocupação dos espaços financeiros do ICMC sempre foi um desafio logístico significativo. Antes da automatização, era necessário listar manualmente todas as disciplinas, cruzar os horários com o número de alunos inscritos via sistema Júpiter e tentar distribuir as turmas de forma equilibrada entre os ambientes disponíveis.
Dificuldades comuns incluíam encontrar uma sala grande o suficiente para comportar determinada turma e, quando não havia, isso projeta extensos rearranjos em cascata. Após essa etapa, ainda era preciso inserir manualmente todas as alocações no sistema de intranet do ICMC, tarefa que poderia levar até uma semana de trabalho. Dessa forma, o sistema de alocação criado por Gabriel Sanches da Silva trouxe ganhos imediatos à rotina de trabalho do Serviço de Graduação. Ele leva em conta regras específicas da unidade, como priorização de blocos para calorias, identificação de disciplinas que excluem laboratório e até o aproveitamento de vagas conforme o número de matriculados por turma.
Além disso, o sistema possui uma interface amigável, que gera automaticamente os arquivos para na intranet do ICMC.
De acordo com a professora, como as planilhas utilizadas na USP seguem padrões semelhantes, a adaptação deste sistema para outras unidades é viável. Além disso, o modelo permite testar diferentes cenários com pequenas alterações nas entradas de dados.
"Por enquanto, foi uma demanda interna da graduação. Ainda não levamos as soluções para outros institutos, mas queremos divulgar. O modelo está pronto para ser reaproveitado", conclui Maristela.
Assessoria de imprensa
